L’automatisation des flux de travaux, que l’on appelle parfois l’automatisation des procédures, remplace le travail manuel au moyen d’une intelligence logicielle, dans le but d’exécuter les tâches répétitives avec une vitesse, une précision et une efficacité des employés accrues. Elle s’inscrit dans un effort plus vaste de réduire les dépenses et d’augmenter la productivité globale.

L’omniprésence des systèmes d’automatisation des flux de travaux de nos jours

Les organisations, toutes industries confondues, adoptent l’automatisation des flux de travaux, surtout dans le contexte du travail hybride actuel, où les employés, les clients et les fournisseurs travaillent à distance et communiquent souvent de façon numérique.
L’époque où l’on remettait un dossier à un collègue se trouvant dans un cubicule à proximité est révolue. Depuis l’arrivée du milieu de travail hybride, il est fort probable que vos collègues se trouvent à des kilomètres de distance ou d’un bout à l’autre du pays, travaillant depuis leur bureau à domicile.
Les flux de travaux automatisés peuvent garantir que l’information est sécurisée, accessible immédiatement et modifiable par tous les membres de l’équipe, et ce, quel que soit l’endroit où ils travaillent. Dans le secteur de la santé, par exemple, le fait d’appeler ou de télécopier une ordonnance au nom d’un patient semble une tâche banale. Cependant, ce n’est plus le cas lorsque l’on considère que le personnel doit répéter la même tâche de multiples fois par jour et pour une multitude de patients utilisant potentiellement n’importe quelle pharmacie sous un même indicatif régional – sans erreur.
Autrement, pensez à des tâches répétitives plus exigeantes en main-d’œuvre telles que l’orientation des nouveaux employés, la création de billets de dépannage TI, la génération de factures, l’impression de trousses de réclamation d’assurance ou la numérisation de montagnes de documents relatifs aux dépenses des employés dans un système de gestion indexable des documents.
L’information essentielle contenue dans ces opérations doit être communiquée dans les meilleurs délais, mais aussi d’une façon permettant d’en faire le suivi, et ce, selon une précision de 100 % du point de vue du contenu et des destinataires. Le but du suivi n’est pas de faire une microgestion du processus, mais plutôt de veiller à la responsabilisation et à la conformité tout en offrant la meilleure expérience possible aux clients, aux employés et aux utilisateurs finaux.
Réfléchissez un peu aux conséquences qui découleraient de l’envoi d’une mauvaise ordonnance au mauvais patient ou de l’envoi d’information financière confidentielle au mauvais client. Les problèmes relatifs à la sécurité et à la conformité des données constituent un enjeu aussi grand que la perturbation (et la gêne) associée à une mauvaise communication de l’information.
Ainsi, les avantages de l’automatisation des flux de travaux deviennent clairs. En effet, elle élimine l’erreur humaine, le travail en attente et les retards causés par des employés submergés, des distractions ou des urgences, tout en améliorant la sécurité des données et la conformité et en réduisant les coûts.

Un logiciel d’automatisation des flux de travaux

Un logiciel d’automatisation des flux de travaux réunit une série d’actions définies par des logiciels en un flux de travaux plus grand et complexe qui ne nécessite qu’une intervention humaine limitée.
De nombreuses applications possèdent des applets et des modules préconçus pour l’automatisation des flux de travaux, qu’il est possible de lier au moyen d’une simple interface glisser-déposer. Par exemple, les utilisateurs peuvent acheminer les documents papier ayant été numérisés ou bien créer des dossiers exempts de papier, remplir automatiquement les champs des formulaires ou déclencher des actions de facturation lorsqu’une commande est passée sur le site Web. Il est facile pour les développeurs de concevoir des flux de travaux personnalisés scriptant les actions de code d’origine afin de créer des solutions propriétaires qui automatisent presque n’importe quelle tâche.
 Pour reprendre l’exemple de l’exécution d’une ordonnance, la bonne information sur les médicaments et le dosage peut être acheminée automatiquement à la pharmacie que le patient aura choisie dès que les données auront été entrées dans le dossier de santé électronique (DSE) du patient. Les flux de travaux ne reposant pas sur l’usage de papier permettent au personnel de se concentrer sur le prochain patient. Effectivement, ils savent qu’en appuyant sur un seul bouton, l’ordonnance sera remplie adéquatement en stockant simultanément les données du patient au bon endroit, dans le bon format et sous le bon nom de dossier, et ce, sans délai.
Sinon, peut-être est-il question d’une entreprise de fabrication dont les partenaires et les clients utilisent une variété de formats de fichiers et de systèmes de partage. Certains logiciels d’automatisation des flux de travaux sont capables de copier et de convertir automatiquement les fichiers ayant été téléversés sur Google Drive dans les bons dossiers sur OneDrive ou Dropbox. De cette façon, tout le monde y a accès en se servant de la plateforme de son choix.
Grâce à un logiciel d’automatisation des flux de travaux, vous pouvez trouver une solution pour presque n’importe quel flux de travaux ou n’importe quelle procédure. Le défi consiste plutôt à trouver celle qui vous convient.

 Le choix de la meilleure solution d’automatisation des flux de travaux

À quel point l’automatisation des flux de travaux peut-elle être avantageuse pour votre organisation?
La difficulté, c’est peut-être de savoir par où commencer. Beaucoup d’outils d’automatisation sur le marché peuvent vous aider à faire économiser du temps et de l’argent à votre entreprise, mais trouver le bon est parfois éprouvant.
Par exemple, est-il préférable de choisir une solution simple, mais personnalisable, comme l’intégration intelligente pour convertir le papier en des flux de travaux numériques?
Nombreuses sont les enterprises qui se tournent vers des systémes de gestion des documents somme DocuWare ou eForms Manager pour parvenir à une gestion centralisée et sécuritaire du contenu avec des flux de travaux intégrés.
Lorsque vous êtes en quête d’une solution de gestion des documents qui rêspond aux besoins de votre enterprise, voici certaines des questions à vous poser :
 – Disposez-vous des ressources nécessaires pour gérer l’application?
 – À quel point pourra-t-elle changer de taille en fonction des besoins de votre entreprise au fil de votre croissance?
 – De l’expertise est-elle offerte pour que vous exploitiez pleinement l’outil?
Souvent, les organisations cherchant à employer des solutions d’automatisation des flux de travaux constatent que de collaborer avec un partenaire de confiance peut être d’une grande aide.
Un partenaire d’expérience dans le domaine de l’automatisation des flux de travaux qui connaît votre industrie est à même de vous guider dans votre recherche de la solution idéale pour votre entreprise. Sur ce plan, Ricoh peut vous aider. En effet, qu’il s’agisse de rationaliser les flux de travaux numériques pour vos services des finances, des ressources humaines ou des TI, nos employés peuvent vous soutenir. Découvrez des solutions conçues pour vous aider, vous et votre équipe, à travailler mieux, plus rapidement et de façon plus sécuritaire. Obtenez de plus amples détails à propos des solutions de gestion des procédures d’affaires de Ricoh dès aujourd’hui.

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