Un guide sur l’avenir du travail

L’avenir du travail a changé.

À l’automne 2019, penser et planifier l’avenir du travail était un exercice stratégique. Aujourd’hui, définir et exécuter les pratiques pour « l’avenir du travail » est une question de survie pour beaucoup d’organisations.

L’urgence est si importante qu’elle devient un sujet brûlant pour les principales sociétés d’experts-conseils du monde. McKinsey et Deloitte ont recherché et exploré le sujet et en ont discuté. Tout récemment, Gartner a publié un rapport abordant un des environnements de travail « de l’avenir » le plus couramment adopté aujourd’hui : l’espace de travail hybride.

Voici la simple réalité des organisations aujourd’hui : nous devons être flexibles. Nous devons également réexaminer nos procédures de communication, de collaboration et de partage d’information. Qui plus est, la sécurité de l’information et des données est une priorité absolue.

Les meilleurs services, procédures et technologies varieront d’une organisation à l’autre en fonction du modèle de travail qu’elles choisissent.

Ce guide a pour objectifs de :

 – Répondre aux questions à propos des différents styles de travail et environnements de bureau.

 – Donner des idées, des conseils et les meilleures pratiques définies par les dirigeants de l’industrie.

 – Vous aider dans le processus que vous ne soyez qu’au début ou que vous tentiez de relever les défis d’un monde en constante évolution.

À quoi ressemble l’avenir du travail?

Gartner indique : « Alors que les organisations de partout dans le monde tentent de retourner au bureau, les employés demandent une poursuite de la flexibilité dans leur façon de travailler. »¹

En un seul mot, l’avenir du travail peut se traduire par « flexibilité ».

La flexibilité de l’espace de travail crée ce qu’on appelle un modèle de travail hybride. Parfois, les employés sont au bureau, parfois ils n’y sont pas. Certains employés doivent venir travailler au bureau plus souvent alors que d’autres peuvent être en télétravail la plupart du temps.

Il y a des avantages à ce modèle de travail. Par exemple, vous avez un plus grand bassin de talents pour trouver et embaucher des employés de partout dans le monde.

Toutefois, cela vient aussi avec des défis.

Défis d’un modèle de travail hybride

Les répercussions du modèle de travail hybride pour les organisations créent des défis dans plusieurs domaines.

Sécurité – Ce pourrait être l’élément le plus urgent, comme les employés qui sont en télétravail sont à l’extérieur des limites de la sécurité réseau traditionnelle. La sécurité n’est plus seulement axée sur le réseau, mais également sur la sécurité de l’information et des données sur les réseaux et les terminaux.

Gestion de l’infrastructure et des services TI – De nombreuses équipes TI étaient déjà très sollicitées lorsque les employés travaillaient principalement dans les bureaux. Une main-d’œuvre dispersée peut mettre davantage de pression même sur les équipes TI les plus talentueuses.

Flux de travaux – Lorsque les employés impliqués dans un flux de travail travaillent à distance depuis plusieurs emplacements, la circulation des documents devient peu pratique. Les flux de travaux numériques peuvent accélérer les communications, mais traiter, approuver, stocker et sécuriser les documents numériques représente une grande responsabilité d’entreprise où l’on doit respecter les mêmes procédures utilisées pour les informations papier. Par exemple, des documents ou de l’information transférés par courriel créent des copies sur plusieurs terminaux : ce qui représente un énorme risque pour la sécurité des données, lorsque les boîtes de réception deviennent trop volumineuses pour qu’une personne puisse les gérer.

Communication par courriel – Comment transmettez-vous le courrier aux employés qui ne viennent pas au bureau?

Collaboration – Les employés, les partenaires et les fournisseurs ont besoin de manières efficaces pour communiquer leurs idées, travailler sur des documents et résoudre des problèmes. Les réunions vidéo font l’affaire lorsque vous avez seulement besoin de parler ou de faire une présentation. Cependant, lorsque votre équipe a besoin de faire des efforts de collaboration plus impliquant, comme travailler sur le même document simultanément, vous pourriez avoir besoin de solutions de rechange comme l’utilisation de tableaux blancs interactifs ou d’écrans d’affichage plats interactifs.

Engagement des employés – Les employés ont moins l’occasion d’avoir des interactions et des conversations informelles, lesquelles jouent un rôle important pour renforcer l’esprit d’équipe et même résoudre des problèmes.

Organisation et gestion de l’espace de travail – Les nouvelles préoccupations liées à la santé et à la sécurité nécessitent une planification et une gestion plus avancées.

Ces défis ne sont que quelques exemples de ceux auxquels les organisations font face aujourd’hui. Vous pourriez rencontrer des difficultés particulières et uniques à votre entreprise entraînées par la demande de flexibilité d’aujourd’hui.

Pour concevoir le meilleur modèle de travail pour votre organisation et répondre à ces défis et à bien d’autres, vous pouvez d’abord déterminer quel modèle de travail convient le mieux aux besoins de votre entreprise.

Définition de quatre types d’environnements de travail de « l’avenir »

Dans un rapport effectué plus tôt cette année, Gartner a défini quatre types d’environnements de travail tendances²:

 – Au bureau ou sur site

 – Une formule hybride où un certain nombre d’employés travaillent au bureau et d’autres à distance

 – Le télétravail, où les employés travaillent à distance, par nécessité ou par choix, et où les réunions au bureau sont rares

 – Le modèle sans frontière, une situation où les employés peuvent habiter dans d’autres pays

Peu importe l’option qui vous convient le mieux, l’avenir réside dans l’espace de travail numérique

L’idée d’un espace de travail numérique existe depuis longtemps. Cependant, sa description varie souvent en fonction du point de vue de l’organisation qui la définit. Par exemple :

 – Un outil de gestion des flux de travaux ou du travail d’équipe pourrait décrire l’espace de travail numérique comme la plateforme où le travail est effectué

 – Vous pourriez le voir défini comme un remplacement numérique à l’espace de travail physique

 – Les conseillers d’affaires pourraient le décrire par les avantages qu’il offre

Nous définissons l’espace de travail numérique comme : « Rassembler les gens en exploitant la technologie pour offrir des communications intégrées sécuritaires, une bonne productivité des employés et un avantage concurrentiel afin de créer des expériences employées et clients harmonieuses, d’améliorer l’agilité de l’entreprise et de favoriser la croissance de l’entreprise. »

En pratique, l’espace de travail numérique réduit (ou remplace) les procédures papier par des documents et des communications numériques et permet de travailler de n’importe où.

De nos jours, c’est exactement le type d’environnement que les organisations de toutes les sortes trouvent primordial d’adopter à différents degrés.

Lisez plus d’information à propos de l’espace de travail numérique dans notre guide Une collaboration harmonieuse en cette nouvelle ère du travail hybride.

Réinventer votre espace de travail

À quoi ressemble votre espace de travail en ce moment?

Il est probablement très différent de ce à quoi il ressemblait au début de l’année 2020. La question la plus pertinente à se poser est possiblement : à quoi ressemblera votre espace de travail demain?

Si vous lisez cet article, cela signifie que vous cherchez possiblement des idées. Rassurez-vous, vous n’êtes pas seuls. Nos conseillers en solutions travaillent avec des entreprises allant de la plus petite PME aux grandes entreprises de diverses industries pour les aider à concevoir et à mettre en œuvre des solutions pour l’espace de travail numérique afin de répondre à leurs besoins précis.

La simple réalité est que nous devons réinventer notre espace de travail. Nous pouvons commencer par poser des questions, comme :

 – Ai-je besoin de la même superficie de bureau pour les employés qu’avant?

 – Comment les employés partageront-ils et transmettront-ils sécuritairement les informations commerciales?

 – Que devons-nous faire pour assurer une expérience client de qualité avec une main-d’œuvre dispersée?

Il s’agit de questions de niveau supérieur, mais c’est le meilleur endroit pour commencer à repenser ce à quoi votre espace de travail ressemblera.

Découvrez de quelle manière optimiser des espaces de bureau pour appuyer votre main-d’œuvre hybride dans notre guide intitulé Redéfinir le retour au bureau.

Conseils sur la manière de créer un espace de travail hybride

Beaucoup de facteurs détermineront ce à quoi ressemble exactement l’espace de travail hybride. Pourtant, même si les détails varient, le processus sera le même. Vous devez :

 – Déterminer les besoins

 – Définir les activités d’affaires principales

 – Établir les procédures prioritaires et les évaluer

 – Choisir les « outils » pour permettre à votre équipe de livrer la marchandise à vos clients

Voici un aperçu détaillé de chaque étape avec des points importants à considérer.

Déterminer les besoins

Les besoins incluent ceux des clients et des employés, qui sont tous les deux d’une importance primordiale, puisque vos clients sont votre raison de faire des affaires et vos employés vous permettent d’avancer. L’entreprise elle-même a des besoins qu’elle devrait prendre en considération. Vous pourriez aussi vouloir ou devoir tenir compte des besoins de vos fournisseurs et partenaires.

 – Demandez aux clients quels sont leurs principaux défis, puis écoutez-les.

 – Obtenez les commentaires des employés à propos de leurs problèmes et ce qu’ils souhaiteraient ou auraient besoin dans un environnement de travail.

 – Prenez les commentaires des clients et des employés, puis posez des questions pour déterminer les besoins de l’entreprise. Prenez ces réponses, observez la façon dont ces besoins s’harmonisent aux opérations de l’entreprise, surtout en ce qui concerne les actifs et l’immobilier, et évaluez la manière dont ils devraient changer pour satisfaire les besoins nouvellement définis.

Définir les activités d’affaires principales

À cette étape, vous voulez définir les activités qui font rouler votre entreprise.

 – Faites une liste des activités de l’entreprise.

 – Déterminez l’importance de chacun

 – Soulignez lesquelles seront les plus touchées par un changement vers un modèle de travail hybride.

 – Ce que vous définissez à cette étape sera important pour la prochaine.

Établir les procédures prioritaires et les évaluer

Chaque activité est associée à une procédure. Alors que vous examinez les activités principales de l’entreprise, vous devez identifier celles qui sont les plus importantes et les plus touchées par le changement de façon de travailler et d’endroit pour travailler. Ce seront vos principales priorités à adresser.

La création de procédures harmonieuses (ou au moins la rationalisation des procédures) est essentielle pour la productivité et la sécurité des données, lesquelles affectent vos clients.

Ce pourrait être l’étape la plus difficile. Vous pourriez découvrir que vous devez réinventer complètement votre façon de travailler ou seulement dans certains secteurs de votre entreprise.

Choisir les bons outils qui vous permettent de livrer la marchandise à vos clients

Votre espace de travail hybride doit livrer la marchandise à vos clients et garder vos employés engagés et productifs, tout en leur offrant la flexibilité dont ils ont besoin pour garder le dessus sur le rythme effréné de leur propre vie.

Heureusement, beaucoup de ressources vous sont offertes. Cela comprend de travailler avec un partenaire de confiance qui offre des solutions d’espace de travail numérique pour vous aider à rendre votre modèle de travail hybride efficace et efficient.

Que vous souhaitiez améliorer la collaboration, encourager une communication sans problème, augmenter l’efficacité ou optimiser les procédures afin de permettre un meilleur travail hybride, Ricoh peut vous soutenir à toutes les étapes de votre projet. Découvrez nos solutions pour l’espace de travail numérique robustes et évolutives afin que vous puissiez redéfinir le travail et changer. Pour le mieux.

¹Gartner®, Quick Answer: 5 Things Digital Workplace Leaders Must Do to Support the Hybrid Workplace

²Gartner®, CIOs Need to Embrace Radical Flexibility to Drive the Post COVID-19 Work Experience

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