Young woman in the office
Les expériences sur les procédures d’impression mènent à des modèles mentaux et à des points de vue uniques à l’égard de l’impression. En d’autres mots, nos habitudes d’impression en modulent notre compréhension. La plupart des modèles mentaux que nous nous faisons au sujet de l’impression se limitent aux tâches que nous pouvons effectuer avec des imprimantes multifonctions et avec des appareils d’impression similaires.
En prenant du recul et en observant le rôle que joue l’impression dans le traitement de l’information au sein des flux de travaux de votre organisation, vous pouvez renverser ces modèles mentaux et commencer à voir l’impression comme une stratégie d’affaires plutôt que comme une série de tâches. En cette ère de transformation numérique et de travail hybride, ce point de vue est précieux, car il mène à une meilleure compréhension du traitement de l’information par vos employés et vous informe sur la façon de rendre ces procédures plus efficaces.

Voir l’impression comme une stratégie d’affaires permettant d’augmenter la productivité et d’optimiser les opérations

Bien que l’impression puisse amorcer les flux de données, il est peu utile de voir ces procédures de façon linéaire. Les tâches d’impression font partie intégrante des processus de gestion de la production. Les employés utilisent l’impression de façons différentes selon de nombreux facteurs comme :
 – les méthodes et les environnements de travail qu’ils préfèrent;
 – les attentes des clients;
 – les approches en matière de collaboration.

En dressant un portrait plus large des processus d’impression de votre organisation, vous pouvez mieux comprendre les façons dont vos employés aiment travailler. Vous pouvez également définir les différentes façons dont l’information est partagée au sein de votre organisation, ainsi que les secteurs où les procédures et les processus devraient être mieux définis.

Vous pourriez découvrir que vos employés ont des habitudes d’impression extrêmement inefficaces, par exemple, qu’ils impriment trop de documents les forçant ainsi à chercher quotidiennement des copies papier. Cependant, il convient d’éviter de faire des changements radicaux en matière de flux d’impression si tôt dans votre transformation numérique. Vous êtes actuellement à l’étape d’évaluation des processus d’impression afin de comprendre l’organisation des flux de travaux et le traitement de l’information par vos employés. Cette évaluation vous sera utile lorsque viendra le temps d’établir des liens efficaces entre les employés et les technologies dans l’ensemble de votre organisation.

Renverser les flux d’impression afin d’améliorer les procédures d’affaires

Cette nouvelle vision de l’impression peut vous aider à renverser votre conception du déplacement de l’information au sein de votre organisation et, ainsi, vous renseigner sur les changements à mettre en place pour améliorer le flux d’information. Une simple question peut vous aider à affiner votre nouveau modèle mental : comment vos employés impriment-ils? La réponse à cette question peut mener à une conscience plus aiguë des structures organisationnelle et culturelle de votre organisation. Elle pourra aussi, comme toute enquête approfondie sur les processus d’affaires, mener à d’autres questions, comme celles qui suivent, qui, à leur tour, vous informeront davantage sur vos besoins spécifiques.
 – Pour quelles raisons notre équipe de vente préfère-t-elle distribuer des brochures papier aux clients potentiels?
 – Pourquoi notre équipe de ressources humaines crée-t-elle des copies des documents concernant les employés, qu’elle conserve dans des dossiers physiques, plutôt que de conserver des copies numérisées dans des dossiers numériques partagés?
 – Est-il sécuritaire de numériser nos prévisions financières et de les partager sur les appareils intelligents de nos employés?
Chaque entreprise est aussi unique que chacun de ses employés. Plus une entreprise a d’employés, plus elle comprend de méthodes de travail diverses et multifacettes. Beaucoup de travail est nécessaire pour réaliser une évaluation des flux d’impression qui vous aidera à découvrir comment améliorer vos processus d’affaires au moyen des nouvelles technologies. Il est vrai que votre enquête sur les flux d’impressions vous mènera à des questions, qui mèneront elles aussi à davantage de questions, mais ne vous laissez pas décourager. Le jeu en vaut la chandelle, car plus vous vous posez des questions, plus vous obtenez de réponses spécifiquement destinées à vous aider à réaliser le plein potentiel de vos investissements en faveur du personnel et des technologies. Il peut s’avérer utile de s’allier à un fournisseur de services de gestion de l’impression qui peut dégager un point de vue plus objectif de l’évaluation de vos flux d’impressions et de la façon dont ils modulent votre organisation.
Votre enquête sur les flux d’impressions révélera également votre priorisation actuelle des données ainsi que les étapes que vous devrez suivre afin de protéger les renseignements délicats. Vous pourriez, par exemple, constater que vos employés numérisent et copient des renseignements personnels au sujet de vos clients lors de l’exécution des procédures de conformité afin d’en avoir une copie numérique et une copie papier. Cela pourrait révéler une inquiétude, de la part des employés responsables de la conformité réglementaire, quant à la possibilité de perdre ces renseignements, et, par conséquent, vous démontrer la nécessité de mettre en place des procédures de reprise après sinistre afin de protéger ces données numériques. De plus, cela devrait aussi vous signaler le besoin de trouver des façons de réduire votre consommation de papier.
Vous pourriez également découvrir qu’un bon nombre d’informations confidentielles et de données de propriété intellectuelle sont imprimées, copiées, numérisées et partagées avec des clients par des employés lorsqu’ils sont en dehors des bureaux. Vous vous apercevrez donc que, non seulement ces données doivent être hautement prioritaires, mais aussi que les copies papiers de ces documents sont extrêmement vulnérables aux risques en matière de sécurité. Ces observations pourraient vous orienter vers une solution de gestion des droits numériques qui permet aux employés d’empêcher que ces informations ne tombent entre de mauvaises mains en :
 – limitant le nombre de fois qu’un utilisateur peut ouvrir un document;
 – désactivant des fichiers qui ont été envoyés à l’externe de façon accidentelle ou malintentionnée;
 – suivant les données confidentielles en cours de déplacement.
La possibilité de mesurer le niveau de maturité numérique de vos employés est un autre avantage découlant de l’évaluation des flux d’impression et peut faciliter la transition vers un milieu de travail numérique pour votre équipe.

Mesurer le niveau de maturité numérique des employés afin de mieux réussir la transformation numérique

Les flux d’impression peuvent révéler si une transformation numérique sera aisée ou non pour vos employés. Les employés doivent adhérer aux changements entraînés par une transformation numérique tout en continuant de gérer leurs flux de travail au milieu de ces changements. Selon Gartner, « s’assurer de l’excellence de l’expérience vécue par les employés est un aspect crucial dans un milieu de travail numérique. Des employés engagés, créatifs et énergiques surpassent la concurrence en ce qui a trait à la prestation et à l’exécution de services ainsi qu’à la conception de produits. »1 Ainsi, il est crucial de maintenir l’engagement de vos employés si vous souhaitez garder une longueur d’avance sur la concurrence. L’impression peut vous y aider.
En évaluant les habitudes d’impression actuelles de vos employés, vous pouvez déterminer leurs méthodes de travail préférées, mais également leur niveau d’engagement. Par exemple, vous pourriez remarquer que vos consultants et vos représentants transmettent de l’information à vos clients au moyen de documents papier, et ce, même si d’autres méthodes ou plateformes numériques sont disponibles. Vous pourriez réaliser que ces employés ne sont pas ouverts aux changements qui aboutiraient à la création de présentations numériques et, ainsi, conclure que leur niveau de maturité numérique étant faible, ils auront besoin d’éducation, de formations et d’efforts supplémentaires afin d’accroître leur engagement à l’égard des nouvelles technologies.
À l’inverse, vous pourriez découvrir que certains employés font tout leur possible pour éviter d’avoir à créer des copies papier. Il se pourrait qu’ils utilisent des imprimantes multifonctions afin de numériser des documents sur leurs appareils avant de se les transmettre eux-mêmes par courriel afin d’en faciliter le partage. Il s’agit d’une observation précieuse qui vous indique que ces employés sont maintenant prêts pour une transformation numérique et qu’ils sont peut-être même agacés qu’elle ne soit pas encore effectuée. Le fait de savoir que vos employés accueilleront favorablement les changements pourrait vous orienter vers une stratégie de transformation numérique accélérée qui stimulerait la productivité, améliorerait les processus d’affaires, bonifierait les relations avec vos clients et ferait croître votre entreprise plus tôt que prévu.
Observer les habitudes d’impression de vos employés vous indique aussi quelles procédures manuelles peuvent être éliminées pour leur simplifier la vie. Dans l’article « Les différences entre la numérisation et la transformation numérique », i-SCOOP défini la numérisation comme : « l’automatisation des procédures manuelles et papier par la numérisation de l’information ».2 En d’autres mots, les procédures manuelles ne peuvent être automatisées si les données ne sont pas d’abord numérisées. Ce que i-SCOOP semble même dire, c’est que la numérisation et l’automatisation ne font qu’un. Lors de l’évaluation des habitudes d’impression de vos employés, portez une attention particulière aux procédures manuelles et papier qu’ils effectuent quotidiennement. Cela vous aidera à décider quelles données numériser en premier afin de faire économiser du temps à vos employés grâce à l’automatisation dans un avenir plus ou moins rapproché.
Que cela vous mène ultimement à un nouveau modèle d’affaires, à un processus opérationnel optimisé, à une expérience d’achat en ligne enrichie, à un produit révolutionnaire, à un nouveau service vous permettant de réorienter le paysage concurrentiel, ou tout cela à la fois, examiner sérieusement vos procédures d’impression actuelles peut vous guider sur la bonne voie dans votre transformation numérique.
Dans le paysage professionnel en constante évolution d’aujourd’hui, le besoin pour les organisations de revoir comment l’impression est obtenue, contrôlée et gérée est plus important que jamais. Utilisez des solutions de gestion de l’impression novateurs, souples et adaptables à vos besoins en constant changement, pour que l’impression se fasse sans tracas pour vos employés, et laissez Ricoh vous aider. Conçu pour les organisations qui souhaitent réduire la charge de leur équipe TI et adopter une approche guidée par les données afin de gérer de façon rentable leur infrastructure d’impression, le nuage de gestion de l’impression (NGI) de RICOH permet aux organisations de toute taille de bénéficier de la souplesse et de l’innovation issues de la technologie infonuagique ainsi que d’être soutenues à chaque étape de leur transformation numérique.
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1 Traduction libre de « Gartner Highlights Eight Critical Components of a Digital Workplace », Gartner, Inc., 22 août 2017, https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2017-08-22-gartner-highlights-eight-critical-components-of-a-digital-workplace.
2 Traduction libre de « Digitization, digitalization and digital transformation: the differences », I-SCOOP, 2016, https://www.i-scoop.eu/digitization-digitalization-digital-transformation-disruption/.