Par : Angelica Reyes
Les solutions numériques et technologiques en milieu de travail sont maintenant essentielles pour permettre aux employés non seulement de communiquer facilement entre eux, mais aussi d’accéder aux ressources et à l’information dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Créer un milieu de travail axé sur le numérique par l’automatisation des procédures donne aux municipalités les moyens pour améliorer les procédures d’affaires clés, pour exploiter les données et les analyses afin de découvrir les occasions de croissance ainsi que pour gagner en agilité en vue de soutenir les environnements de travail changeants.
La municipalité de King a redéfini le travail en automatisant et en numérisant ses procédures clés pour accélérer la prestation des services offerts à ses citoyens et favoriser l’innovation au sein des services publics.

Centraliser le contenu dans tous les services

La municipalité de King, située dans le secteur de York de la région du Grand Toronto, devait numériser ses dossiers papier et créer un répertoire numérique centralisé afin de rehausser la mobilité de l’information ainsi que l’efficacité et la collaboration entre les services. Dans l’atteinte de cet objectif, la municipalité a travaillé étroitement avec Ricoh et a mis en place un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) lui permettant d’aisément saisir, gérer et stocker ses données en un endroit centralisé.
En plus de permettre un accès facile et en temps réel à l’information au moment où les employés en ont le plus besoin, cela a également permis à la municipalité d’éliminer les silos entre les services par la suppression des lecteurs réseau personnels et des services, contribuant ainsi à renforcer le programme de gouvernance de l’information de la municipalité.

Transformation numérique de niveau supérieur : formulaires électroniques et automatisation des procédures

Ayant profité des avantages de la numérisation, de l’organisation et de la structuration de l’information stockée, la municipalité est passée au niveau supérieur de sa transformation numérique en intégrant la GCE à l’automatisation des procédures d’affaires et aux formulaires numériques afin d’automatiser ses procédures d’affaires clés, optimiser l’efficacité et accélérer la prestation des services offerts à ses citoyens.
Le remplacement des formulaires papier par des formulaires numériques a permis à la municipalité d’offrir plus de services publics en ligne sur un site web, lancé récemment, où les citoyens peuvent facilement accéder aux formulaires de demandes, aux formulaires de permis et à d’autres éléments essentiels avec un système de paiement intégré pour encore plus de commodité.
L’automatisation des procédures d’affaires rend également possible pour le personnel au bureau et en télétravail de traiter efficacement les formulaires et d’accélérer la prestation de service, puisque les vérifications et les approbations sont automatisées, ce qui élimine ainsi les goulots d’étranglement et la dépendance à l’acheminement manuel. L’automatisation des procédures d’affaires permet surtout l’accès aux renseignements et aux rapports d’analyses des procédures de la plus haute importance dans la création d’occasions d’amélioration continue des procédures et de stratégies de croissance future.
« Nous sommes ravis de voir nos formulaires publics s’intégrer à notre répertoire aussi. Maintenant, les formulaires et les informations sont automatiquement remplis au bon endroit et notre procédure d’approbation a été déplacée dans le monde numérique : nous sommes en mesure de faire le suivi des analyses de données et de les consulter », explique Denny Timm, directeur des services législatifs et greffier adjoint.

Bâtir un avenir axé sur le numérique

L’adoption de l’automatisation des procédures et de solutions d’espace de travail numérique, comme la GCE et les formulaires numériques, a révolutionné la prestation de services de la municipalité tout en rehaussant l’engagement et la collaboration chez son personnel et ses citoyens. La vision d’avenir de la municipalité est claire : continuellement stimuler l’innovation et créer une expérience moderne pour le personnel et les citoyens.
L’automatisation des procédures apporte plusieurs bienfaits aux municipalités, dont l’exécution d’opérations de renforcement de la sécurité des données plus rentables, la simplification de l’accès aux données et de leur gestion ainsi que le rehaussement de la productivité du personnel. Mais surtout, elle donne aux municipalités le pouvoir d’en faire plus, d’offrir une valeur plus importante et d’éliminer les procédures manuelles qui nécessitent beaucoup de personnel.
Comme la municipalité de King, votre municipalité peut bénéficier de l’automatisation des procédures et créer un modèle d’affaires souple et durable dans une perspective de croissance à long terme, et Ricoh peut vous aider. Obtenez de plus amples détails à propos des solutions pour les collectivités locales de Ricoh dès aujourd’hui.