The District Municipality of Guysborough in the beautiful province of Nova Scotia, Canada was incorporated in 1879 and has been using paper records since. Even though everything worked in the past, problems began to arise as the community grew.
The municipality has two provincial parks, Boylston and Salsman, and had difficulty responding to requests for documents in a timely and cost-effective manner. Why?

 

 

  • The documents were very hard to find because employees had to go to the storage site to find and search them manually. These documents were not stored according to a uniform file management system
  • Employees spent a great deal of time searching for files, especially when they received a complex request for several different documents. It used a lot of resources; 
  • If a document was misplaced or incorrectly reclassified, it became almost impossible to find it. If a particular employee had a document, we had to find that employee in order to get the document. If he had left the organization or was on vacation, this task took even longer;
  • Some files could be very old or damaged and had to be repaired before they could be shown to the requester so that they could be readable. 
 
Most importantly, stress and hardship in the workplace was an ongoing concern. 

 

  • Le temps des employés gaspillé. Les employés passaient toutes leurs heures de travail à chercher et à récupérer des documents. Le temps de ces employés aurait pu être mieux passé à desservir les 5 000 résidents de la municipalité. Les fonctionnaires sont souvent déjà surchargés et la recherche de documents signifie qu’il y a d’autres tâches plus importantes qui sont souvent mises de côté; 
  • Baisse de morale. Tout le monde est d’accord que ce type de processus baisse la morale. Passer d’innombrables heures sur des tâches comme trier des centaines de dossiers pour trouver le bon ne motive pas l’employé à venir au travail. Les employés moins satisfaits sont moins productifs et ont tendance à quitter leur emploi. Le taux de roulement des employés est un problème, car le recrutement et l’embauche sont des processus dispendieux; 
  • Relations publiques négatives. Une perception plus négative des administrations par les électeurs qui doivent attendre pendant de longues périodes pour obtenir des réponses à leurs demandes. Une mauvaise image auprès du public peut nuire grandement à une administration et si cela devient un problème commun, l’administration pourrait même être remplacée lors des prochaines élections. 
 

La municipalité a réalisé que ces problèmes devaient être réglés et elle a fait appel au chef de file du déploiement de solutions de gestion de contenu d’entreprise (GCE) sur le marché, soit Ricoh. Ricoh a identifié le problème et décidé de numériser tous les documents de la municipalité, puis de les stocker dans un répertoire sécuritaire comprenant une structure de dossiers intuitive. Les connaissances de Ricoh par rapport aux procédures des administrations locales lui ont permis de savoir quels dossiers sont importants et quels documents ne le sont pas. Les documents critiques étaient donc numérisés et transférés au nouveau système alors qu’on ne perdait pas de temps précieux sur les dossiers qui pourraient ne jamais être revus.

Guysborough a presque immédiatement ressenti l’effet :

 
  • La recherche et la récupération prenaient maintenant quelques secondes plutôt que des heures ou des journées. Les employés peuvent maintenant trouver des documents en entrant tout simplement des mots clés. Ce processus simplifié a permis à Guysborough d’économiser beaucoup de ressources en ce qui concerne les heures de travail des employés et a amélioré la morale et réduit le taux de roulement des employés qui passaient beaucoup de temps à chercher et à récupérer des documents; 
  • Élimination du besoin d’espace de stockage et des coûts pour maintenir les dossiers papier. 
 
Ricoh détient énormément de connaissances sur les lois liées aux exigences de conformité dans plusieurs provinces et a organisé les données afin que les exigences de rétention des dossiers soient claires. Cela signifie que les dossiers qui faisaient l’objet d’exigences de rétention ne pouvaient être supprimés. Le nouveau processus est très sécuritaire et les demandes de documents des employés peuvent être documentées. Ces données peuvent être utilisées pour optimiser davantage le processus à mesure que le système identifie les dossiers les plus demandés. Les dossiers sont stockés en format électronique, alors il n’y a pas de problèmes de dossiers inaccessibles en raison d’employés absents. 
 
La transition à un système GCE est une décision éclairée à long terme, car à partir de maintenant, tout sera géré de façon appropriée. Ce processus s’est révélé très efficace pour Guysbourgh et peu après la mise en œuvre, une demande a été reçue et la municipalité a pu générer 11 000 documents en 45 minutes. Cet exemple représente une tâche qui, avant la mise en œuvre de Ricoh, aurait pris plusieurs mois et probablement des dizaines de milliers de dollars à chercher. Il s’agit d’un seul exemple où Ricoh a permis à Guysbourgh d’économiser temps et argent. À l’avenir, on s’attend à ce que les solutions Ricoh ajouteront encore plus d’avantages. Guysborough a reconnu qu’il y avait un problème et a pris la sage décision de faire appel à Ricoh pour le corriger.
 

Cliquez ici pour découvrir comment Ricoh peut aider votre organisation.

ARTICLES CONNEXESPLUS DE L'AUTEUR