Votre technologie doit être aussi unique que vos élèves!

Across Canada, dedicated public servants volunteer their time and expertise to serve on school boards. As anyone who knows our education network can tell you, every school has its own needs and requirements. It is the responsibility of the school board to make important decisions that affect faculty and staff, parents and students, without losing sight of cost-effectiveness, efficiency and relevance. In our technological world, one of the most important tasks a board needs to do is choose the right software for the school.

Unfortunately, too often, school boards are not familiar with the nuances of software and opt for solutions that seem cost-effective at first glance. Commercial software, as many people have learned, has a host of hidden problems that could have been avoided if we had taken the time to consult with Ricoh’s education professionals. Classroom optimization, critical technical support and adjustments to other subordinate systems are just a few of the options available to school boards, who choose to do business with Ricoh to meet their technology needs.

“The inexpensive solution at first glance now forces to pay more money.”

We can not tell you how many times our representatives have heard this complaint from well-intentioned school board executives who are concerned about protecting the financial assets of their institution by acquiring commercial software. Sometimes there is cost overrun for the following reasons.

Incompatibility between systems

Often new tools are not perfectly suited to the systems in place. Where systems are inconsistent, school boards have the choice between purchasing complementary software or assigning other resources to their IT department to provide an improvised system. At first glance, this seems feasible, but the situation can quickly deteriorate as workflow and system-related operational requirements increase.

Limites des logiciels

Les logiciels commerciaux offrent de nombreuses options, mais bon nombre d’entre elles ne répondent pas aux besoins des établissements d’enseignement et ne respectent pas les exigences réglementaires auxquelles ces établissements sont soumis. Il est souvent interdit d’exporter des données sécurisées, de sorte qu’il est pratiquement impossible de passer d’un système à un autre. À la frustration et à l’augmentation des dépenses dans ce genre de scénarios, s’ajoutent également les poursuites judiciaires.

Incompatibilité entre les appareils

Nous vivons dans un monde numérique où les gens sont en déplacement et pratiquement tout est accessible du creux de notre main. Malheureusement, bien des logiciels commerciaux sont reliés à un système d’exploitation. Le nouveau système peut fonctionner parfaitement dans les ordinateurs de bureau équipés de Windows, mais si les employés souhaitent consulter l’information dont ils ont un besoin pressant à partir de leur appareil personnel (téléphone mobile sous Android ou iOS, leur ordinateur de maison comme les MAC ou les tablettes), il arrive que le logiciel soit incompatible. Il s’ensuit une baisse de la productivité et de l’efficacité.

Fournisseurs de logiciels disparus

Les fabricants de logiciels vont et viennent. Que se passe-t-il si le fabricant des logiciels que vous avez choisis ferme ses portes? Faire fonctionner un conseil scolaire efficace représente tout un défi. Le risque de perdre l’accès à des données peut vous laisser vous, votre conseil scolaire, votre personnel et vos élèves dans une situation précaire, exigeant plus de temps, de ressources et de savoir-faire pour remettre vos systèmes sur la bonne voie.

Ricoh offre des solutions fiables

Ricoh est une société primée qui a conçu des solutions pour les petites, moyennes et grandes entreprises, en gardant invariablement les exigences uniques du client à l’esprit.

Nos spécialistes dans le domaine de l’éducation sont prêts à travailler avec vous à évaluer votre système actuel, à établir vos besoins et à vous offrir des solutions globales rentables et conviviales. Les logiciels et les services globaux de Ricoh répondent à vos besoins particuliers et vous propulsent au XXI^e siècle en toute quiétude.

• Voici ce que fera notre système de gestion du contenu d’entreprise (GCE) :
• Numériser les dossiers et les conserver en lieu sûr localement ou dans le nuage. De cette façon, on simplifie énormément le processus de recherche et de récupération de données pour les employés, ce qui leur permet de s’acquitter de certaines tâches en un clin d’oeil plutôt qu’en plusieurs heures. À long terme, en numérisant vos dossiers papier, vous économiserez l’argent de l’école parce qu’il sera désormais inutile de conserver des documents papier aux fins de conformité.
• Créer des procédures d’affaires automatisées qui avertissent les employés lorsqu’il faut entrer des données, ce qui réduit le nombre de courriels ou de notes de service à rédiger par les employés.
• Concevoir un système qui fonctionne à partir d’avis pour accélérer la procédure de recrutement de nouveaux employés. Grâce à ce processus, le comité de recrutement pourra facilement examiner, accepter et rejeter des candidatures. De plus, les candidats seront tenus au courant du déroulement de chaque étape pendant la procédure de recrutement.
• Activer des systèmes automatisés de gestion des contrats pour réduire le temps que les employés passent à manipuler des contrats papier et à retracer les signatures.
• Conserver automatiquement les dossiers pendant la période prescrite. Les dossiers doivent être entreposés avec des métadonnées pour éviter qu’ils ne soient supprimés par inadvertance, ce qui pourrait provoquer des problèmes de non-conformité. En outre, les dossiers ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire, afin de libérer de l’espace pour de nouveaux renseignements.
• Créer un système sûr pour le travail sur des appareils mobiles et à distance, ce qui augmente l’efficacité et la productivité. Cette option est particulièrement utile aux employés appelés à voyager souvent, qui doivent consulter ou mettre à jour des renseignements ou des données pendant leur déplacement. Les processus qui obligent les membres de l’équipe à fermer les sessions peuvent être exécutés automatiquement au lieu qu’ils aient à attendre à leur retour au bureau.
• Travailler de façon harmonieuse sur différentes plates-formes et appareils qui répondent aux besoins de tous les utilisateurs, comme les employés, les élèves, les parents et ainsi de suite.
• Intégrer nos solutions à vos logiciels ou à votre matériel en place pour vous assurer une transition harmonieuse.

School boards face unique challenges when working with different schools and with employees in multiple geographic areas. Commercial software manufacturers are not aware of these problems, but we are. Let Ricoh create a solution tailored to your needs (after all, your technology must be as unique and special as your students)!