Dans cet article, on expliquera en quoi une solution de gestion de documents numériques est un impératif aujourd’hui, tout en mettant en lumière les difficultés qui surgiront et les occasions qui se présenteront pour les entreprises et leurs directeurs des ressources humaines (RH). Nous vous présenterons notre propre solution innovante de gestion de documents : DocuWare.

À quelles difficultés les directeurs des RH font-ils face aujourd’hui?

Ces dernières années, le travail à distance a pris de l’ampleur de façon significative. Depuis quelques temps, les entreprises adoptent des méthodes de travail décentralisées. Bien que les équipes des RH jouissent d’une flexibilité accrue, elles doivent faire face à des difficultés uniques.
Parmi ces difficultés, les plus évidentes sont la gestion des dossiers du personnel, de la paie, des demandes de congé et du processus d’intégration des nouveaux employés. En effet, mener à bien l’exécution de ces tâches essentielles à l’entreprise est ardu, voire très risqué, si les données sont encore stockées en format papier. Sans l’aide d’une solution de gestion de documents numériques, le personnel des RH aura du mal à vous soutenir au mieux de ses compétences. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’automatiser les RH.

Pourquoi les documents en format papier ne suffissent-il plus?

Il n’est pas que question des employés travaillant à distance. En effet, de nos jours, il est crucial pour l’ensemble d’une entreprise de posséder une solution efficace de gestion de documents, afin d’accéder en temps voulu à l’information essentielle de façon rapide, facile et sécuritaire.
Le fait de compter sur le stockage en format papier des documents ou sur un système numérique mal intégré peut entraîner des répercussions financières énormes. En plus de la perte de précieux espace et des limites de productivités engendrées, on court également le risque de perdre ou de se faire voler des données.

Quels sont les avantages principaux d’une solution de gestion de documents numériques?

L’implantation d’une solution de gestion de documents numériques au sein d’une entreprise peut présenter d’excellents avantages, non seulement pour les équipes des RH, mais pour tous.
Ce faisant, il sera possible de fournir aux employés un accès efficace, réactif et hautement sécurisé aux données et à la documentation nécessaire. De plus, en mettant ces dernières à leur disposition, ils seront en mesure de prendre de meilleures décisions, de fournir un meilleur service et d’éviter d’introduire une erreur humaine, souvent associée aux fastidieuses traces écrites.

Comment Ricoh UK a aidé les directeurs des RH de B&M à garder la cadence dans un contexte de croissance rapide?

B&M est un détaillant de divers produits comptant aujourd’hui plus de 600 magasins au Royaume-Uni. Il a connu une croissance remarquable, qui impliquait l’embauche d’un bon nombre d’employés, au détriment des équipes des RH, dont le processus d’embauche ne pouvait suivre le rythme de l’expansion.
C’est alors qu’il s’est associé à Ricoh. Ensemble, nous avons mis au point la solution optimale en fonction de leurs besoins et intégré DocuWare, une solution de gestion de documents compatible au nuage essentielle à l’automatisation des RH. Grâce à elle, le processus d’intégration se comptait désormais en nombre d’heures plutôt qu’en nombre de semaines. De plus, de nombreuses tâches auparavant réalisées en format papier ont été converties en un flux de travaux efficace et numérique.
En quoi consiste DocuWare?
DocuWare est le logiciel de gestion de documents de Ricoh, qui automatise les processus de l’entreprise et les flux de travaux en permettant une gestion et un partage électronique des documents. Grâce à son utilisation du nuage, les documents sont en sûreté et rapidement disponibles à tous ceux dotés de l’accès requis, et ce, en tout temps.
Souvent, on parvient à un retour sur investissement d’ici un an, puisque l’on réduit l’erreur humaine et que l’on économise du temps pouvant être utilisé pour de nombreuses autres ressources de l’entreprise!
En tant que partenaire collaboratif, Ricoh vous recommande fortement de débuter le processus de numérisation de tous vos documents en permettant à nos experts de procéder à une évaluation. Ensemble, nous saurons parvenir à la solution optimale pour votre entreprise.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le fonctionnement de DocuWare, vous pouvez visionner le webinaire « Work Better, Faster and Deliver with Automation » (disponible en anglais seulement).

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