L’optimisation du flux de production contribue grandement à la réussite d’une entreprise spécialisée dans l’impression. De plus, prendre les mesures nécessaires pour améliorer les procédures de bout en bout, éliminer les goulots d’étranglement et accroître l’efficacité peut considérablement augmenter la rentabilité et améliorer l’expérience des clients. 
Aujourd’hui, de nombreux fournisseurs de services d’impression sont aux prises avec des hausses de prix, des pénuries de main-d’œuvre et des perturbations des chaînes d’approvisionnement. Cependant, des flux de travaux optimisés et automatisés peuvent aider à faire face à ces problèmes en améliorant l’efficacité des tâches essentielles telles que l’entrée de commandes, la planification, l’estimation, la fixation de prix et l’attribution de ressources. 
Par le passé, les fournisseurs de services d’impression voyaient le flux de production d’impressions comme un élément qui se limitait aux procédures d’un centre. Toutefois, à l’ère de la transformation numérique rapide dans laquelle nous vivons, les systèmes de services d’information de gestion (SIG) permettent à ces fournisseurs d’intégrer tous les flux de travaux nécessaires pour accomplir une tâche sans difficulté. 
L’état du flux de travaux d’un fournisseur de services d’impression influence aussi l’expérience des clients, et les décideurs et les acheteurs d’impressions ressentent une pression énorme pour améliorer la gestion et la justification de leurs investissements en communication. C’est sur ce point que ces fournisseurs peuvent tirer profit de l’optimisation de leurs flux de travaux, afin d’aider à surmonter ces difficultés et d’améliorer l’expérience des clients. 
Un sondage réalisé par NAPCO Research auprès d’acheteurs du domaine de la communication et d’influenceurs a révélé que plus de la moitié d’entre eux trouvaient que les avantages directs de l’optimisation des flux de travaux étaient très précieux (figure 1). Parmi ces avantages, on compte la capacité à passer des commandes d’impression à tout moment (72 %), le suivi exact des coûts d’impression (58 %), la fixation de prix immédiate pour des tâches d’impression (55 %) et un accès à l’historique des achats (54 %), suivi de l’état des tâches en temps réel, de la facilité à passer de nouveau une commande pour une tâche et de la capacité à accéder aux anciennes commandes. 

Figure 1 : Évaluation des avantages à tirer de l’optimisation des flux de travaux par les clients 

En quoi consiste l’optimisation des flux de travaux? 

L’optimisation des flux de travaux fait référence à l’amélioration des procédures d’affaires et de production actuelles. Elle implique d’appliquer des règles intelligentes et l’automatisation aux procédures de travail existantes dans le but d’améliorer l’efficacité, de réduire le nombre d’erreurs et d’encourager la collaboration. Dans une étude menée par NAPCO Research, « Future-Proofing Your Printing Business » (préparer votre entreprise d’impression pour l’avenir), 86 % des imprimeurs commerciaux ont rapporté être susceptibles de procéder à l’optimisation de la production. 
Cependant, n’optimiser qu’un point du processus de production en omettant les autres risque de créer des goulots d’étranglement à d’autres endroits. Par conséquent, l’optimisation doit être faite dans l’ensemble du flux de travaux. 
Pour beaucoup de fournisseurs de services d’impression, la réalité de l’exploitation est définie par les demandes des clients pour les commandes plus complexes, le besoin d’avoir plus de données variables, les volumes de commandes plus faibles, les délais d’exécution plus courts, l’entrée de commandes en ligne et le fait d’avoir moins de marge de manœuvre pour recevoir les commandes et les exécuter. Pour faire face à ces pressions, de nombreux fournisseurs se concentrent sur l’optimisation de leur flux de travaux, afin de corriger les pratiques courantes susceptibles de ralentir la production et d’entraîner des coûts supplémentaires, y compris : 
Les procédures fastidieuses et chronophages utilisées pour recevoir les tâches; 
L’entrée manuelle des données et l’entrée des données déjà saisies une nouvelle fois; 
De multiples systèmes autonomes, dont la gestion requiert des coûts indirects supplémentaires; 
Des tableurs situés « partout », alors il faut chercher des réponses à plusieurs endroits; 
De nombreux points de contact pour chaque tâche, ce qui augmente les risques d’erreurs; 
L’absence de communication ou de collaboration entre les services; 
Des goulots d’étranglement découlant de problèmes de planification et d’inventaires. 

Repérer les points de rupture dans les flux de travaux 

Dans un récent webinaire animé par Printing Impressions, intitulé « Grow Your Business and Improve Profitability Without Adding Overhead » (développer votre entreprise et augmenter votre rentabilité sans ajouter de coûts indirects), on voyait avant tout en quoi le fait d’augmenter l’automatisation de la production, de réduire les points de contact et de rationaliser le flux de travaux pouvait mener à une croissance. Pendant le webinaire, Arron Robinson, architecte de solutions de consultation chez Ricoh États-Unis, a présenté un diagramme en montrant les points de rupture que l’optimisation et l’automatisation pouvaient éliminer dans les flux de travaux (figure 2). 

Figure 2 : Points de rupture dans le flux de travaux 
Source : Logiciel Avanti et Ricoh 
Trouver des façons de rationaliser l’envoi de tâches, l’estimation, la facturation, le prépresse, l’impression et la finition peut éliminer les points de rupture et les goulots d’étranglement du processus de fabrication. 

Voici des exemples d’aspects pouvant être optimisés : 

Automatiser la réception des tâches, la planification, l’achat, l’exécution des commandes et le transfert des données d’une étape à l’autre; 
Veiller à ce que les applications logicielles « communiquent » entre elles ou bien s’intègrent les unes aux autres; 
Permettre de faire un suivi des tâches et de recevoir des alertes en temps réel; 
Fournir un « système de dossiers » qui gère tous les secteurs d’activité. 
Une étude effectuée par NAPCO Research, « Future-Proofing Your Printing Business », a aussi révélé que les opérations d’impression grandement automatisées se traduisaient par une production accrue, un délai d’exécution écourté, une productivité supérieure et des tâches plus rentables comparativement aux opérations étant moins automatisées. 
Augmenter l’efficacité et la productivité permet à une opération d’impression de produire davantage de tâches par heure. Une production accrue est directement liée à la rentabilité, puisqu’elle réduit le temps de production non facturable. Par la suite, les fournisseurs de services d’impression sont en mesure de produire plus de tâches pour un plus grand nombre de clients, sans nécessiter de main-d’œuvre supplémentaire pour autant. De plus, à mesure que l’automatisation élimine les goulots d’étranglement des flux de travaux causés par les procédures manuelles, elle accélère la production et aide à réduire les coûts de main-d’œuvre. 
La figure 3 montre les divers types de logiciels qui existent pour automatiser les opérations d’impression et indique que plus de la moitié des personnes sondées ont investi dans un logiciel capable à la fois d’automatiser et d’optimiser leur production de bout en bout. 

Figure 3 : Les principaux logiciels utilisés par des fournisseurs de services d’impression grandement automatisés 

 Étapes pour optimiser le flux de travaux 

Optimiser les flux de production n’a pas à être compliqué. Voici certaines étapes essentielles qui vous guideront dans l’optimisation de votre flux de travaux : 
Étape 1 
Repérez les goulots d’étranglement et déterminez les aspects à améliorer. Commencez par évaluer et documenter vos procédures actuelles, de la demande de tâche à la livraison du produit fini. Restez à l’affût pour des façons de réduire les sources d’irritation et des occasions qui pourraient vous faire gagner du temps, augmenter votre capacité et améliorer les communications entre les services. 
Étape 2 
Définissez vos priorités. N’essayez pas de changer trop de choses à la fois. Attaquez-vous d’abord à un problème pour le résoudre. Également, assurez-vous d’impliquer vos employés lorsque vous définirez vos priorités et trouverez des solutions. 
Étape 3 
Apportez le changement. Impliquez tous les employés qui seront touchés. Surveillez-en le progrès et mettez en place des procédures et des listes de vérification pour parvenir à une gestion réussie du changement. 
Étape 4 
Une fois le changement apporté avec succès, passez à la prochaine priorité et répétez ces étapes. 
L’optimisation est un processus à long terme qui demande de l’engagement, et les organisations prospères du milieu de l’impression cherchent toujours de nouvelles façons de favoriser l’efficacité et la productivité et de mieux servir leurs clients. Laissez Ricoh vous aider à rationaliser votre production et vos opérations d’impression afin d’améliorer votre service à la clientèle et votre rentabilité et d’accroître la souplesse de votre entreprise. Apprenez-en davantage à propos du logiciel de SIG d’impression Avanti Slingshot de Ricoh et commencez à optimiser votre flux de production d’impressions dès aujourd’hui!